Zaman yönetimi gündelik yaşamda, iş yaşamında ya da akademik hayatta başarılı olabilmenin ön koşulları arasında yer alır. Zamanı doğru kullanabilmek, fırsatları daha iyi değerlendirebilmeye ve az zamanda daha çok iş başarabilmeye olanak tanır.
Pek çok insan etkili zaman yönetimi noktasında sıkıntılar yaşar. Sınırlı olan zamanı daha iyi yönetebilmek için geliştirilen ve etkisi bilimsel olarak kanıtlanan zaman yönetimi teknikleri ile zaman sorununun üstesinden gelebilmek mümkün.
Zaman Nedir?
Tarih boyunca felsefe biliminin önde gelen tartışma konularından biri olan zaman kavramı için net bir tanım yapabilmek oldukça zor. Ancak genel bir tanım yapmak gerekirse, zamanın uzaysal boyutu olmayan bir süreklilik olduğu söylenebilir. Zamanın ölçülebilir olmasından dolayı, belirli ve belirlenmiş bir an olduğu yönünde bir tanım da yapılabilir.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi en basit şekliyle zamanın verimli olarak kullanılabilmesi yeteneği olarak tanımlanabilir. Gün herkes için 24 saattir. Ancak bu 24 saati iyi değerlendirmek ve birim zamandan maksimum faydayı sağlayabilmek herkesin üstesinden gelebildiği bir durum değil. Diğer bir deyişle zaman yönetimini, zamanın esiri olmayı değil; zaman hükmetmeyi ifade eder.
Zaman Yönetiminin İlkeleri Nelerdir?
Zamanı etkin bir şekilde yönetebilmek için, zaman yönetiminin başlıca ilkelerinin bilinmesi gerekir. Bu ilkeleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkün:
- Daima zaman vardır, zaman hiç tükenmez.
- Günler daima beklenenden hızlı geçer.
- Kendini zorlamak ile kendini yıpratmak arasında farklılık vardır.
- Kişisel alanda üretkenlik artar.
- Aynı anda birden fazla şeyi yapmaya çalışmak, odaklanmayı engeller.
- Dikkat dağınıklığı kontrol altına alınabilen bir durumdur.
- Bugün, daima yarından daha değerlidir.
- Çok çalışmak her zaman çok verimli olmak anlamına gelmez.
- Önemsiz işler verimliliği azaltır ve dikkati dağıtır.
- Geçmişe takılı kalmak, ilerleyişi engeller.
- Bazen her şeyi tek yapmaya çalışmak yerine, yardım almak gerekir.
Zamanı Etkin Kullanmayı Engelleyen Faktörler
Zamanı daha faydalı ve etkili kullanmayı engelleyen çeşitli faktörlerden söz edilebilir. Bu faktörlerin ortadan kaldırılması, etkili zaman yönetimi sağlayabilmenin ilk adımını oluşturur. Zaman israfına yol açan faktörleri genel olarak aşağıdaki gibi sıralamak mümkün:
- Dikkat dağıtan faktörleri belirlememek ve bunlardan uzak durmamak,
- Kararsız olmak
- Yapılacak işlerin bir listesini çıkarmamak ve iş planı yapmamak,
- Mola vermeden çalışmaya devam etmek,
- Fazlasıyla detaycı ve mükemmeliyetçi olmak
- Hayır diyememek
- Özgüven eksikliği
- Aşırı özgüven ve yapılacak işleri hafife almak
- Düzenli bir çalışma ortamına sahip olmamak
Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
İnsanların yaptıkları ya da yapmaları gereken işlerde başarılı olmalarına katkı sağlayan zaman yönetimi inanarak ve isteyerek yapıldığında son derece kolay. Doğru zaman yönetim tekniğini seçmek, yapılacak işleri planlayarak bir önem sırası oluşturmak ve dikkat dağıtan etkenleri ortadan kaldırmak ile zaman yönetimine başlangıç yapılabilir.
İlginizi Çekebilir: Hızlı Okuma Teknikleri
Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri: En Başarılı 7 Teknik
Başarılı zaman yönetimi için geliştirilen ve faydası bilimsel olarak da kabul edilen çeşitli yöntemler bulunur. Bu yöntemlerin en etkili 7 tanesi aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Pomodore Tekniği Nedir?
Francesco Cirillo tarafından geliştirilen bu yöntem, 25 dakikalık zaman dilimlerinde çalışma ve sonrasında mola verme mantığına dayanır. İlk üç mola beşer dakika, dördüncü mola ise yarım saat olacak şekilde dinlenilir.
Çalışılan 25 dakikalık süre içerisinde ise bir zamanlayıcı ayarlanır ve o zaman diliminde önceden planlanmış olan bir işe yoğunlaşılır. Zamanlayıcının yaratmış olduğu psikolojik baskı, daha fazla odaklanmaya ve birim zamanda daha fazla iş bitirmeye yardımcı olur.
Eisenhover Tekniği (Matrisi) Nedir?
Yapılması gereken işlemleri önem sırasına göre sıralamak ve bu sıralamaya uygun olarak hareket etmek de zaman yönetiminin bileşenleri arasında yer alır. Eski ABD başkanı Dwight D. Eisenhover’a ait olan bu teknik, görevlerin öncelik sıralaması için dört farklı matris sunar. Eisenhover tekniğinde yer alan dört matris aşağıdaki gibidir:
- Acil ve Önemli: Acil olarak yapılması gereken işleri ifade eder, ilk olarak bu işlerden başlanması gerekir.
- Önemli Ancak Acil Değil: İkinci matriste yer alan görevler önemlidir, ancak aciliyet gerektirmez. Uzun vadede, daha detaylı planlama ile ilerlenmesi gerekir.
- Acil Ancak Önemli Değil: Tekniğin üçüncü matrisinde yer alan bu işlemler aciliyet içerir, ancak çoğu zaman önemsizdir. Bu işlemler genellikle dikkat dağılmasına neden olur. Doğru zaman yönetimi için bu işlerin minimize edilmesi gerekir.
- Acil ve Önemli Değil: Son matriste yer alan işlemler hem aciliyet hem de önem arz etmez. Genellikle zaman kaybına yol açan bu işler için olabildiğince az zaman ayrılması gerekir.
Kanban Tekniği Nedir?
İlk olarak Japonya’da Toyota fabrikalarında kullanılmaya başlayan Kanban tekniği, tüm iş akışlarının görselleştirilmesi ve bütüncül olarak yönetilmesi mantığına dayanır. Buna göre bir tablo hazırlanır ve tabloda “yapılması gerekenler”, “yapılanlar” ve “tamamlananlar” olmak üzere üç farklı kategori oluşturulur.
Tamamlanması gereken görevler ilk kategoriden ikinci kategoriye, oradan da üçüncü kategoriye geçirilir. Böylece bir akış yönetimi sağlanmış olur. Kanban tekniğinde kuralların açık olması gerekir. Ayrıca süreçlerdeki geribildirimler de bu teknik açısından önem taşır.
Pareto Prensibi Nedir?
20/80 kuralı olarak da adlandırılan Pareto prensibi, toplumdaki gelirin yüzde 80’lik kısmının, nüfusun yüzde 20’sine ait olduğunu ve buradan yola çıkarak küçük çabaların büyük etkilere götürebileceğini savunur.
Pareto’ya göre günlük yaşamda yapılan işlerin yalnızca yüzde 20’si insanın genel başarısını belirler. Başarıyı yakalayabilmek için etkili zaman yönetimi büyük önem taşır. Pareto prensibinin dayandığı dört temel aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Önceliklendirme: Her günün başında günlük görev listesi yapılması ve bu listede başarıyı ya da ulaşılmak istenilen hedefleri en çok etkileyecek görevlerin ilk sıralara yerleştirilmesi gerekir.
- Delegasyon: Efor sarfedilen her işlem aynı derecede fayda sağlamaz. Bu yüzden yapılması gereken ama başarıdaki etkisi az olan işlerin başkalarına devredilmesi gerekir. Böylece önemli işlere daha fazla zaman ve emek harcanabilir.
- Çaba ve Sonuç Analizi: Harcanan çaba ve elde edilen fayda arasında bir ilişki kurmak, diğer bir ifadeyle emek-fayda analizi yapmak gerekir. Eğer harcanan çaba ile elde edilen fayda arasında tatmin edici bir bağlantı yoksa bazı noktaların tekrar gözden geçirilmesi gerekir.
- Odaklanma: Dikkat dağıtan etkenlere karşı tedbirli olmak da Pareto i prensibinde önemli yer tutar. Görevlere daha iyi odaklanabilmek için, dikkat dağıtan etmenlerin tespit edilmesi ve bunlardan uzaklaşılması gerekir.
168 Tekniği
Yazar Laura Vanderkam tarafından kaleme alınan “168 Saat: Düşündüğümüzden Daha Fazla Zamanımız Var” kitabıyla popüler olan 168 tekniği, bir haftadaki 168 saatin herkes için eşit olduğu ve bu zaman diliminin değerlendirme biçimlerine göre yaşamdaki başarının kazanılabildiği savına dayanır.
Haftalık 168 saatin bilinçli olarak kullanılması gerekir. Bu teknikte bireylerin bir hafta boyunca zaman harcadıkları her şeyi bir tablo halinde not almaları ve kendilerini analiz etmeleri ile işe başlanır. Gereksiz zaman harcanan şeyler için harcanan zamanın, daha faydalı ve başarıyı artıracak işlerle doldurulması planlanır.
O Kurbağayı Ye Tekniği
O Kurbağayı Ye tekniği, motivasyon ve kişisel gelişim kitapları yazarı Brian Tracy’nin, Mark Twain’in “sabah ilk işiniz bir kurbağa yemek olsun, böylece gün içerisinde daha kötü bir şeyle karşılaşmamış olursunuz” sözünden yola çıkarak geliştirilen bir teknik.
Bu tekniğe göre yenilmesi gereken kurbağa, yapılması gereken en zor işi temsil eder. Sabah uyanınca dinç ve sakin kafayla, o gün yapılması gereken en zor işin yapılması, diğer görevlerin zihin tarafından daha kolay algılanmasına ve motivasyonun artmasına yardımcı olur.
Parkinson Tekniği
İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson tarafından ortaya atılan bu yöntem “bir iş, tamamlanması için var olan bütün zamanı kaplayacak kadar genişler” sözüne dayanır. Buna göre bir işi teslim etmek için ne kadar zaman varsa, o iş daha kısa sürede yapılabilecek nitelikte olsa bile teslim tarihine kadar devam eder.
Yani genişleyerek daha fazla zamanı kapsar. Bu yüzden de görevler için çok uzun teslim süreleri tanımlamak, zamanın verimsiz kullanımına yol açar. Bir işi yapmak için tanınan zaman kısıtlı tutuldukça, zaman baskısı denilen etkinin de yardımıyla o iş daha kısa sürede tamamlanır.
İlginizi Çekebilir : Polifazik Uyku Düzenleri ile Etkin Zaman Yönetimi
Edunette Birebir Online Dersleri Zaman Yönetimini Destekler
Etkili zaman yönetimi toplumsal yaşamın her alanında olduğu gibi eğitim hayatında da önemli bir yer tutar. Bireysel çaba ile ders çalışmak çoğu zaman istenilen sonucun alınamamasına ve çok fazla zaman harcanmasına neden olur. Öğrencilerin zamanlarının kıymetli olduğu bilincini taşıyan Edunette, kişiye özel müfredatları ve birebir online dersleri ile öğrencilerin daha az zamanda, daha çok şey öğrenmesini destekler.
TYT, AYT ve LGS gibi dönüm noktası olan sınavlara hazırlanan ya da İngilizce ve Almanca dil öğrenmek için çaba gösteren öğrenciler, Edunette’nin birebir online dersleri ile hayallerine çok daha kısa sürede kavuşur.
